Regulamin zgłaszania naruszeń prawa i ochrony osób dokonujących zgłoszeń w

RES Polska Sp. z o.o. z dnia 12.09.2024 r

§ 1. Postanowienia wstępne

Niniejszy regulamin został ustanowiony na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (dalej zwanej Ustawą) oraz innych obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości. Celem regulaminu jest zapewnienie zgodności działań firmy RES Polska Sp. z o .o z wymaganiami prawnymi oraz promowanie kultury transparentności i etycznego postępowania.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie, bezpośrednio stosuje się przepisy Ustawy

Celem niniejszej procedury jest zapewnienie bezpiecznego i poufnego sposobu zgłaszania nieprawidłowości, które mogą mieć negatywny wpływ na działalność firmy RES Polska Sp. z o .o, jej pracowników, interesariuszy lub firmy w przestrzeni publicznej.

§ 2. Zakres

Procedura obejmuje wszystkie osoby związane z firmą RES Polska Sp. z o .o, w tym pracowników (w tym pracowników tymczasowych), współpracowników, kontrahentów oraz inne osoby, które mogą być świadkami nieprawidłowości.

§ 3. Definicje

Sygnalista: Osoba związana bezpośrednio lub pośrednio z przedsiębiorstwem, która dokonuje zgłoszenia nieprawidłowości posiadając uzasadnione przekonanie, że informacja o naruszeniu jest prawdziwa.

Nieprawidłowość: Jakiekolwiek działanie lub zaniechanie, które jest sprzeczne z prawem, regulacjami wewnętrznymi, etyką, dobrymi obyczajami lub standardami firmy

Firma: RES Polska Sp. z o .o 44-121 Gliwice ul. Łabędzka 47

§5. Zakres zgłaszanych nieprawidłowości

Przykłady nieprawidłowości obejmują, ale nie są ograniczone do:

Korupcja i łapownictwo

Nadużycia finansowe i księgowe, takie jak fałszowanie dokumentów, oszustwa podatkowe

Przekroczenia uprawnień i nadużycia władzy

Naruszenia zasad bezpieczeństwa i higieny pracy

Dyskryminacja, mobbing, molestowanie seksualne i inne formy nękania

Naruszenia ochrony danych osobowych i prywatności

Złamanie regulacji dotyczących ochrony środowiska

Przestępstwa związane z ochroną konsumentów i bezpieczeństwem produktów

Działania mające na celu obejście prawa lub wewnętrznych regulacji firmy

Nieprawidłowości w zakresie zamówień publicznych i procedur przetargowych

§6. Procedura zgłaszania nieprawidłowości

Nieprawidłowości można zgłaszać w formie pisemnej lub elektronicznej.

Zgłoszenia w formie pisemnej należy przesłać na adres:

RES Polska Sp. z o .o

Dział Kadr – Zgłoszenie Sygnalisty

ul. Łabędzka 47

44-121 Gliwice

Wiadomość powinna być zapakowana w dodatkowej kopercie z oznaczeniem “Zgłoszenie sygnalisty”.

W wyznaczonym miejscu w siedzibie firmy, bez monitoringu wizyjnego, będzie znajdować się skrzynka na zgłoszenia, do której można anonimowo wrzucać zgłoszenia nieprawidłowości.

Osobą odpowiedzialną za realizację procedury w firmie jest kierownik działu kadr. W wypadku, w którym zgłoszenie miałoby dotyczyć działalności działu kadr, zgłoszenie należy kierować bezpośrednio do zarządu spółki, przy czym postanowienia punktu 3 stosuje się odpowiednio.

Wszystkie zgłoszenia będą traktowane jako poufne. Tożsamość Sygnalisty będzie chroniona w maksymalnym możliwym zakresie.

Zgłoszenie powinno zawierać:

Dane osobowe osoby zgłaszającej (Zgłoszenie nie może być anonimowe) : Imię nazwisko, adres korespondencyjny tradycyjny bądź mailowy.

Wskazany, preferowany sposób otrzymania odpowiedzi zwrotnej (poczta elektroniczna lub tradycyjna)

Opis nieprawidłowości

Datę i miejsce wystąpienia naruszenia lub powstania nieprawidłowości

Imiona i nazwiska osób zaangażowanych (jeśli są znane)

Posiadane dowody lub informacje wspierające zgłoszenie

§ 7. Procedura weryfikacji zgłoszenia

Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia powinno nastąpić w ciągu 7 dni roboczych od momentu jego otrzymania przez wyznaczony podmiot. Sygnalista otrzyma pisemne bądź elektroniczne potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że zgłoszenie było anonimowe i nie zawierało danych kontaktowych.

Analiza przeprowadzana przez wyznaczoną osobę lub powołany zespół celu określenia zasadności zgłoszenia realizowana jest bez zbędnej zwłoki

Analiza obejmuje ocenę czy zgłoszenie zawiera wystarczające informacje do podjęcia dalszych kroków.

Jeśli zgłoszenie jest uzasadnione, podejmowane są dalsze działania wyjaśniające. W przeciwnym razie Sygnalista jest informowany o braku podstaw do dalszych działań oraz zamknięciu zgłoszenia w tym w szczególności:

Zbieranie dowodów: Obejmuje przegląd dokumentacji, przeprowadzenie wywiadów z zaangażowanymi osobami oraz inne działania mające na celu zgromadzenie niezbędnych informacji.

Współpraca z zewnętrznymi ekspertami: W razie potrzeby firma może skorzystać z usług zewnętrznych specjalistów, takich jak audytorzy czy prawnicy, aby dokładnie zbadać zgłoszoną nieprawidłowość.

Ochrona dowodów: Zapewnienie, że wszystkie zebrane dowody są przechowywane w zabezpieczony sposób, oraz że dostęp do nich mają tylko upoważnione osoby w ograniczonym kręgu.

Po przeprowadzeniu postępowania, następuje faza zakończenia postępowania obejmująca:

Sporządzenie raportu: Zawiera wyniki weryfikacji, opis podjętych działań wyjaśniających, wnioski oraz rekomendacje dotyczące dalszych działań.

Przegląd raportu: Raport jest przeglądany przez wyższe kierownictwo oraz w razie potrzeby, przez radę nadzorczą.

Działania naprawcze: Na podstawie raportu mogą być wdrożone działania naprawcze, mające na celu eliminację zidentyfikowanych nieprawidłowości oraz zapobieganie ich powtórzeniu się w przyszłości.

Informowanie Sygnalisty: Sygnalista jest informowany o zakończeniu procesu weryfikacji oraz, w miarę możliwości, o podjętych działaniach i ich wyniku, z zastrzeżeniem ochrony poufności w przewidzianym przez prawo terminie (do trzech miesięcy od przyjęcia zgłoszenia)

§8. Rejestr zgłoszeń

Firma prowadzi rejestr zgłoszeń nieprawidłowości. Rejestr zawiera wszystkie zgłoszenia nieprawidłowości, daty zgłoszeń, opis nieprawidłowości oraz podjęte działania. Rejestr jest przechowywany w bezpieczny sposób i dostęp do niego mają tylko upoważnione osoby.

Zgłoszenia anonimowe (bez podania danych osobowych Sygnalisty) nie będą uwzględniane w rejestrze

Zgłoszenia przechowywane są w rejestrze przez okres 3 lat.

§9. Ochrona Sygnalisty

Firma zobowiązuje się do podjęcia działań zmierzających do obserwacji oraz ochrony Sygnalisty pod kątem jakichkolwiek form odwetu, w tym zwolnieniem, degradacją, mobbingiem lub innymi niekorzystnymi działaniami represyjnymi. Ochrona powinna być zapewniona w okresie co najmniej pół roku od daty dokonania zgłoszenia. W szczególności firma podejmuje następujące środki ochrony:

Poufność zgłoszenia: Firma zobowiązuje się do zachowania poufności tożsamości Sygnalisty na każdym etapie procedury zgłaszania, weryfikacji nieprawidłowości jak również po jej zakończeniu oraz niezależnie od wyniku weryfikacji. Informacje dotyczące tożsamości Sygnalisty będą udostępniane tylko w niezbędnym zakresie osobom bezpośrednio zaangażowanym w proces weryfikacji zgłoszenia, które są zobowiązane do zachowania poufności.

Anonimowość: Sygnalista ma możliwość dokonania anonimowego zgłoszenia poprzez umieszczenie zgłoszenia w skrzynce na zgłoszenia, znajdującej się w wyznaczonym miejscu bez monitoringu wizyjnego. Przez anonimowe zgłoszenie należy rozumieć umożliwienie złożenia zgłoszenia w bez udziału i wiedzy osób trzecich. Nie oznacza to zwolnienia z obowiązku podania danych osobowych

Ograniczony dostęp do danych: Dostęp do informacji o Sygnaliście oraz szczegółach zgłoszenia mają tylko wyznaczone osoby odpowiedzialne za weryfikację zgłoszeń, które są zobowiązane do zachowania tajemnicy służbowej oraz przestrzegania zasad poufności.

Ochrona przed odwetem: Firma zobowiązuje się do ochrony Sygnalisty przed jakimikolwiek formami działań odwetowych, takimi jak zwolnienie, degradacja, zawieszenie, przymusowy urlop bezpłatny, zmiana miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, przekazanie obowiązków, wstrzymanie szkoleń, negatywna ocena wyników, kary dyscyplinarne, mobbing, wykluczenie, dyskryminacja, nieprzedłużenie umowy i inne. Każde podejrzenie działań odwetowych będzie traktowane bardzo poważnie i podlegać będzie natychmiastowej weryfikacji i odpowiednim działaniom.

Wsparcie prawne: W przypadku takiej potrzeby, firma zapewni Sygnaliście wsparcie prawne lub konsultację prawniczą w celu ochrony jego praw i interesów.

§ 10. Szkolenia i świadomość

Firma przeprowadza regularne szkolenia dla pracowników dotyczące procedur dla Sygnalistów oraz promuje kulturę transparentności i etycznego postępowania. Pracownicy uświadamiani są co do zakresu posiadanych uprawnień oraz możliwości w zakresie anonimowego zgłaszania nadużyć.

Zgłoszenia fałszywe, podlegają odpowiedzialności karnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku stwierdzenia, że doszło do fałszywego zgłoszenia, firma będzie zobowiązana do zawiadomienia właściwych instytucji państwowych.

Niniejsza procedura będzie regularnie przeglądana i aktualizowana w celu zapewnienia jej skuteczności i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 11. Kontakt

Wszelkie pytania dotyczące procedury dla Sygnalistów można kierować do Działu Kadr firmy

RES International GmbH