Stanowisko: Kierownik ds. Relacji z Gośćmi i Organizacji Rekolekcji

Wynagrodzenie: Do 44 000 £ rocznie + benefity

Godziny pracy: Pełny etat, 40 godzin tygodniowo, 5 dni w 7-dniowym tygodniu pracy, w tym weekendy i święta państwowe

Lokalizacja: Ampleforth Abbey YO62 4EN

Przełożony: Head of Guest Operations

Kluczowe relacje: The Monastery Lead for Hospitality

Zarządzanie zespołem:

• 2 x Retreat Coordinators
• 1 x Event Coordinator
• Wolontariusze w obszarze Rekolekcji i Wydarzeń

O Ampleforth Abbey

Ampleforth Abbey jest siedzibą największej w Wielkiej Brytanii Wspólnoty Monastycznej Benedyktynów, zakorzenionej w Regule św. Benedykta, której misją jest poszukiwanie Boga poprzez modlitwę i służbę oraz zapraszanie innych do doświadczenia wiary w działaniu.

Położone w Howardian Hills na północ od York, Opactwo znajduje się na obszarze o wybitnych walorach przyrodniczych i co roku przyjmuje tysiące odwiedzających w Centrum Rekolekcyjnym, Centrum dla Zwiedzających, Sklepie i Herbaciarni.

Ampleforth Abbey Trust jest zarejestrowaną organizacją charytatywną, współpracującą ze Wspólnotą Monastyczną w realizacji jej misji. Zatrudniając około 60 pracowników świeckich, Trust realizuje pięcioletnią strategię „Choosing a Future Together”, zapewniając zrównoważoną, opartą na wierze przyszłość Opactwa.

Wspierając charyzmat Wspólnoty Monastycznej w zakresie Gościnności i Przyjęcia, Kierownik ds. Relacji z Gośćmi nadzoruje, ułatwia i zapewnia kompleksową obsługę od pierwszego zapytania do zakończenia wizyty, oferując doskonałą obsługę wszystkim uczestnikom rekolekcji, odwiedzającym, grupom oraz gościom wycieczek i wydarzeń komercyjnych, jednocześnie realizując cele wysokiej frekwencji, sprawnej koordynacji, doskonałej obsługi oraz maksymalizacji przychodów ze wszystkich doświadczeń gości.

Jeśli lubisz pracować w przyjaznej, spokojnej atmosferze, poznawać nowych ludzi i być częścią pracowitego zespołu, Ampleforth Abbey jest idealnym miejscem dla Ciebie!

Podstawą tej roli jest zapewnienie doświadczenia gościnnego i poziomu obsługi zgodnego z celami Wspólnoty Benedyktyńskiej Ampleforth.

Główne obowiązki obejmują m.in.:

1. Relacje z Gośćmi i Obsługa Frontowa w Ampleforth Abbey Trust

• Zapewnienie pierwszego punktu benedyktyńskiego powitania wszystkim gościom, odwiedzającym i osobom zainteresowanym.
• We współpracy z Monastic Lead, zarządzanie i wdrażanie rocznego programu rekolekcji.
• Ścisła współpraca ze Wspólnotą Monastyczną przy realizacji programu rekolekcji oraz tworzeniu przyjaznego środowiska dla wszystkich gości.
• Zarządzanie wszystkimi rezerwacjami dla uczestników rekolekcji, grup wycieczkowych, odwiedzających jednodniowych, konferencji i wydarzeń.
• Nadzór nad procesami zameldowania i wymeldowania gości.
• Nadzór nad zapewnieniem benedyktyńskiego powitania wszystkim grupom i uczestnikom wydarzeń.
• Współpraca i koordynacja z innymi działami w celu zapewnienia sprawnej obsługi gości i odwiedzających.
• Współpraca z Housekeeping Supervisor w celu terminowego serwisu pokoi i uwzględnienia indywidualnych potrzeb gości.
• Pełnienie roli senior point of escalation w sprawach skarg gości i działań naprawczych, szybkie rozwiązywanie problemów z satysfakcją gościa.
• Współpraca z zespołem Marketingu i Wspólnotą Monastyczną w zakresie przyjmowania darowizn.

2. Przywództwo i Zarządzanie Zespołem

• Ustanawianie standardów, kierowanie i motywowanie zespołu Koordynatorów w zapewnianiu profesjonalnej i doskonałej benedyktyńskiej obsługi gości.
• Regularna współpraca z Monastic Lead of Hospitality w celu realizacji celów Wspólnoty.
• Regularna współpraca z Guest Operations Manager oraz innymi członkami zespołu na miejscu w celu sprawnej realizacji usług dla wszystkich rezerwacji.
• Uczestnictwo we wszystkich spotkaniach zespołu Ampleforth Abbey Trust odpowiednich dla roli Kierownika ds. Relacji z Gośćmi.
• Prowadzenie regularnych spotkań zespołu w celu zarządzania obciążeniem pracą i dostarczania efektywnych, proaktywnych usług wsparcia dla gości.
• Przeprowadzanie regularnych ocen wyników w celu rozwijania umiejętności i rozwoju osobistego członków zespołu Koordynatorów.
• Organizowanie lub prowadzenie szkoleń dla członków zespołu, adekwatnych do ich roli.
• Ustalanie jasnych celów wydajnościowych dotyczących rezerwacji rekolekcji i wydarzeń.
• Zarządzanie grafikami i poziomem zatrudnienia oraz zapewnienie odpowiedniego pokrycia, w tym w weekendy i święta państwowe. Zapewnienie zgodności ze wszystkimi aspektami BHP, RODO i zasadami Safeguarding zgodnie z Politykami i Procedurami Trustu.

3. Rezerwacje i Zarządzanie Przychodami

• Zarządzanie kalendarzem rezerwacji Ampleforth Abbey Trust.
• Nadzór nad wszystkimi indywidualnymi i grupowymi rezerwacjami rekolekcji.
• Nadzór nad koordynacją rezerwacji grupowych wycieczek.
• Optymalizacja obłożenia pokoi i wykorzystania przestrzeni konferencyjnej.
• Sprawne obsługiwanie złożonych zapytań klientów i eskalacji.
• Dokładne przetwarzanie faktur, zaliczek i raportów końcowych.
• Monitorowanie i raportowanie kluczowych KPI.
• Przygotowywanie miesięcznych podsumowań wyników oraz analizy opinii gości.

4. Zarządzanie Konferencjami, Koncertami i Wydarzeniami

• Pełnienie roli głównego kontaktu we wszystkich umowach najmu zewnętrznego.
• Negocjowanie umów, stawek i warunków dla konferencji i wydarzeń korporacyjnych.
• Koordynacja sprzedaży biletów, planów miejsc i logistyki wydarzeń oraz koncertów.
• Współpraca z wewnętrznymi i zewnętrznymi firmami cateringowymi, technikami audio-wizualnymi oraz zespołami technicznymi w celu sprawnej realizacji wszystkich wydarzeń.
• Zarządzanie Event Coordinator i przekazywanie zadań zespołowi Operacji w celu zapewnienia bezbłędnej realizacji wydarzeń na miejscu.

5. Doświadczenie Klienta i Kontrola Jakości

• Zapewnienie, że benedyktyński charyzmat Gościnności jest w centrum doświadczenia gości.
• Tworzenie ciepłego, przyjaznego i profesjonalnego benedyktyńskiego doświadczenia dla wszystkich gości.
• Identyfikowanie możliwości, w tym na podstawie opinii gości, podnoszenia standardów obsługi i wzbogacania doświadczenia gości, wdrażanie i bieżące przeglądanie tych działań.
• Zapewnienie rejestrowania i realizacji specjalnych wymagań gości oraz potrzeb dietetycznych.

• Zapewnienie spełnienia wszystkich wymogów zgodności z BHP oraz dokumentacji w całym doświadczeniu gości.

Inne obowiązki, zgodnie z poleceniami Head of Guest Operations, Executive Team, Abbot lub Monastery Lead for Hospitality, związane z zapewnieniem wysokiej jakości doświadczenia gości w Ampleforth Abbey.

O Tobie

• Doświadczenie na podobnym stanowisku
• Silne umiejętności przywódcze i zarządzania zespołem
• Umiejętność pracy zespołowej, elastyczność i niezawodność oraz postawa „can-do”
• Doskonałe umiejętności obsługi gości i komunikacji
• Dobre umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły
• Silne umiejętności rozwiązywania problemów i zarządzania wieloma priorytetami
• Wymagany własny środek transportu
• Doświadczenie w pracy w obiektach dziedzictwa kulturowego, atrakcjach turystycznych lub środowisku wyznaniowym
• Zainteresowanie historią, dziedzictwem lub tradycją monastyczną
• Spokojny, przystępny i profesjonalny sposób bycia
• Szanowanie i wspieranie duchowego oraz historycznego charakteru Opactwa
• Umiejętność pracy w cichym, refleksyjnym środowisku

Warunki pracy

• Praca w weekendy, święta państwowe oraz przy okazjonalnych wydarzeniach
• Szybkie tempo pracy w okresach szczytowego ruchu odwiedzających

Benefity

• Do 8% składki emerytalnej opłacanej przez pracodawcę
• Ubezpieczenie na życie
• Bezpłatny lunch w godzinach pracy
• Bezpłatny parking na terenie obiektu
• 20% zniżki w Herbaciarni i Sklepie Opactwa
• Program Cycle to Work
• Przerwa świąteczna w okresie Bożego Narodzenia
• Możliwość wypożyczenia kart wstępu do Historic Houses oraz Yorkshire Great Houses, Castles and Gardens
• Program Employee Assistance
• Platforma rabatów detalicznych
• 50% zniżki na siłownię, basen i inne zajęcia w St Albans Centre

Ampleforth Abbey Trust zobowiązuje się do najwyższych standardów ochrony. Wszystkie nominacje podlegają rozszerzonemu sprawdzeniu DBS oraz pozytywnym referencjom.

Zainteresowany? Jeśli posiadasz odpowiednie umiejętności i doświadczenie, prosimy o przesłanie CV do weryfikacji.

INDHS 

Equals One jest agencją reklamową i rekrutacyjną działającą w imieniu klienta przy promocji tego ogłoszenia. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia aplikacji możesz zostać bezpośrednio skontaktowany przez pracodawcę. Ze względu na dużą liczbę zgłoszeń nie jesteśmy w stanie udzielić szczegółowej informacji zwrotnej w przypadku odrzucenia aplikacji.