O nas

At Digital Forms pomagamy firmom rosnąć poprzez transformację cyfrową — od optymalizacji procesów i automatyzacji po AI i rozwój oprogramowania na zamówienie. Pracujemy z klientami międzynarodowymi i działamy w pełni zdalnie, wspierani przez mały, ale dynamiczny zespół.

Nasz sukces zależy od silnych operacji. Wierzymy, że klarowność, struktura i dyscyplina za kulisami umożliwiają kreatywność i innowacje. Dlatego szukamy doświadczonego Operations Managera, który zadba o płynne codzienne funkcjonowanie firmy.

Rola

Jako Operations Manager będziesz organizacyjnym kręgosłupem Digital Forms. Zapewnisz, że wszystko jest ustrukturyzowane, udokumentowane i realizowane na czas — od umów i faktur po wsparcie rekrutacji i zarządzanie dostawcami. Będziesz raportować bezpośrednio do CEO i ściśle współpracować z liderami zespołów.

Jest to seniorska, praktyczna rola dla osoby, która przejmuje odpowiedzialność, lubi tworzyć porządek z chaosu i chce zapewnić, że codzienne operacje firmy są efektywne, zgodne z przepisami i transparentne.

Obowiązki

Administracja i operacje

• Nadzór nad codziennymi procesami administracyjnymi
• Zarządzanie umowami — tworzenie, przedłużanie, zbieranie podpisów i archiwizacja
• Obsługa faktur: wystawianie, weryfikacja, odbiór i planowanie płatności
• Koordynacja przelewów i płatności bankowych
• Utrzymanie porządku w bazie wiedzy (Notion) dla procesów admin i finansowych

Koordynacja finansowa

• Współpraca z księgowym i zewnętrznymi partnerami finansowymi
• Wsparcie miesięcznego zamknięcia finansowego
• Zarządzanie budżetami na zakupy i wydatki firmowe

Wsparcie HR i rekrutacji

• Przygotowywanie i zarządzanie umowami dla nowych pracowników i kontraktorów

Koordynacja podróży i wydarzeń

• Rezerwacja hoteli, pociągów i lotów dla zespołu
• Organizacja wydarzeń wewnętrznych i spotkań firmowych

Zarządzanie procesami i wiedzą

• Ciągłe dokumentowanie i usprawnianie procesów wewnętrznych

Wsparcie dla kadry zarządzającej

• Wsparcie CEO w koordynacji komunikacji między zespołami, dostawcami i partnerami

Wymagania obowiązkowe

• Udokumentowane doświadczenie w administracji, operacjach lub koordynacji finansowej
• Silne umiejętności organizacyjne i wielozadaniowe z dbałością o szczegóły
• Biegła komunikacja w języku polskim i angielskim
• Umiejętność samodzielnej pracy i efektywnego priorytetyzowania
• Znajomość narzędzi: Notion, Slack, Google Workspace, systemy księgowe

Wymagania mile widziane

• Doświadczenie w pracy zdalnej lub międzynarodowej
• Zrozumienie operacji B2B i procesów finansowych
• Zainteresowanie ciągłym usprawnianiem procesów i dokumentacją